Optómetra ULS
Especialista Dirección de Recursos Humanos
Universidad Católica Argentina
Consultor Certificado BVQI
Coach Ontológico. Neurodidáctica
Ser efectivos y productivos es un reto y más en los momentos de cambio actual, en el que la valoración del tiempo es diferente, donde se trabaja con citas o turnos no solo en el área médica sino en otros rubros que optaron por utilizar este sistema, por los protocolos ya conocidos. Por otro lado, algunas jornadas se redujeron, en algunos trabajos o profesiones el home office llegó para quedarse. En esos casos el trabajo ya no se mide solamente por la presencialidad o el cumplimiento del horario, sino con los resultados, lo que implica mejorar la productividad y la efectividad.
Por ende, es importante tener presentes herramientas para optimizar el tiempo y las tareas del equipo de trabajo, además de actividades personales y profesionales que no están ausentes en la vida diaria.
Las actividades no son solo laborales, de manera integral la vida no se detiene, el área personal, familiar, económica, continúa. Y entre tantas tareas, se deben considerar los compromisos en las otras áreas de la vida, para optimizarlas y dar un tiempo y espacio a cada situación, evitando “robar” tiempo personal para actividades laborales o viceversa.
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Una herramienta ya conocida por muchos y digna de repaso es la que presenta Stephen R. Covey en su libro
7 hábitos de la gente altamente efectiva. La matriz del manejo del tiempo. Es básicamente la organización en
cuadrantes para definir la pregunta más frecuente en los casos en los que las tareas son numerosas. ¿Por dónde
empiezo? Cuando se presentan cambios, o simplemente hay muchas tareas por hacer, es la punta del iceberg.
Seguramente muchos conocen el método y lo han llevado a cabo. Dividir las tareas En Urgente No urgente. Importante
y no importante y de esta manera clasificar las actividades a realizar de acuerdo a las prioridades, como se
muestra en el cuadro a continuación.
Al dividir las actividades en orden de importancia y urgencia, va a ser más fácil, cumplir cada tarea a término, por ejemplo entregar un informe, enviar información a la secretaria de salud, cumplir con algunas normas y otras actividades urgentes que en muchas ocasiones se aplazan por otras tareas que son importantes mas no urgentes y al finalizar la semana o el mes, quedan en visto sin avance alguno.
Aprender a delegar tareas, es una de las ventajas de priorizar las tareas, esas llamadas o mails, que son importantes más no urgentes y que se pueden aplazar para cumplir con tareas que necesitan atención inmediata.
Promover este estilo de cumplimiento en las tareas en el equipo de trabajo ayudará a ser más efectivo y productivo el tiempo. Trabajar no significa cumplir un horario de 8 horas, sino hacer que las horas que se esté en el trabajo sea efectivo, son preferibles 6 horas productivas a 8 presenciales sin resultados. Puede ser difícil pensar en un trabajo de menos horas en el área de la salud, sin embargo un horario “muerto”, puede ser menos productivo que un horario útil organizado eficientemente por citas o turnos o actividades adicionales productivas y con tiempo libre para el equipo ya sea en forma de reconocimiento, para necesidades personales o en compensación por las tareas realizadas.
En los momentos de cambio, se debe aprovechar cada minuto como una oportunidad de avanzar y no en una idea de multitareas que siempre ocupa tiempo y se avanza poco.
REFERENCIAS
- Covey Stephen R. 7 habits of Highly effective people. 1989 Free Press
- Allen David, Rodríguez, Martin. Organízate con eficacia 2015
