¿Me aplica la factura electrónica de venta en salud?

Marco M. Pardo Parra. 
Optómetra U.L.S
Esp. Gerencia de la Calidad y Auditoría en Salud Universidad del Norte. 
Gerente OPTICAS.COM.CO

A medida que avanzamos hacia la digitalización en todos los sectores, el campo de la salud no se queda atrás. Uno de los cambios más importantes ha sido la implementación de la factura electrónica de venta (FEV), una herramienta diseñada para modernizar los procesos y mejorar la transparencia y el control sobre los recursos financieros del sistema de salud en Colombia. ¿Qué implica este cambio y cómo afecta a los prestadores de servicios de salud?

El 11 de julio de 2019, el Congreso de la República expidió la Ley 1966 de 2019 con el objetivo de fortalecer la gestión y la transparencia en el Sistema de Seguridad Social en Salud. Esta ley introdujo medidas claves, entre ellas, la facturación electrónica obligatoria para todos los prestadores de servicios y tecnologías en salud. Esta iniciativa busca mejorar la eficiencia operativa y garantizar que los recursos se utilicen de manera adecuada facilitando el control social y la rendición de cuentas, así como introducir decisiones de operación de la prestación de servicios y mecanismos de asignación de recursos para el aseguramiento por desempeño, con el fin de promover la alineación entre agentes del sector, que logre resultados encaminados hacia el mejoramiento de la salud y de la experiencia de la población colombiana en los servicios de salud.

El artículo 15 de la ley establece que todos los prestadores de servicios de salud están obligados a generar una factura electrónica para cobrar por sus servicios y tecnologías en salud. El Ministerio de Salud y Protección Social se encarga de definir los lineamientos y requisitos que deben cumplir estas facturas, incluyendo los requisitos asociados al Registro Individual de Prestación de Servicios de Salud -RIPS-, y en lo que sea pertinente en coordinación con la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN.

El 31 de diciembre de 2023, el Ministerio expidió la Resolución 2275, que unifica y actualiza las disposiciones relacionadas con el proceso de generación del RIPS como soporte de la FEV en salud, permitiendo la integración de los campos de datos del RIPS con los campos de datos adicionales del sector salud que se deberán contemplar en la generación de la factura electrónica de venta, los cuales serán validados por este Ministerio, estableciendo el conjunto de información administrativa, financiera y asistencial, las reglas de validación aplicables a su estructura, contenido y relación, y la transmisión de archivos ante el mecanismo único de validación, como condiciones para adelantar el reconocimiento y pago de la prestación o provisión de servicios y tecnologías de salud en el territorio nacional.

El mecanismo único de validación (MUV), implementado por el Ministerio de Salud, establece las reglas para la estructura, contenido y relación de los datos de los RIPS, que soportan la factura electrónica de venta (FEV) en salud y sus documentos electrónicos asociados, como notas crédito y débito, a las notas ajuste del RIPS y los RIPS sin factura o documento electrónico, según el caso.

Partiendo de la anterior premisa y ubicándonos en nuestro sector aplicaría en dos áreas clave:

El primero está definido por el servicio de atención de Optometría como prestador de salud habilitado en el Registro Especial de Prestadores de Servicio (REPS), este se puede prestar como profesional independiente, Institución Prestadora de Servicios de Salud (IPS) y en algunos casos como Entidades con Objeto Social Diferente (OSD).

El segundo estaría definido por los Proveedores de Tecnologías en Salud (PTS) en los que se incluyen los establecimientos ópticos donde se dispensan dispositivos médicos sobre medida para la salud visual y ocular (Ver punto 3 Tipología dispositivos sobre medida, de la Resolución 184 de febrero 8 de 2024, por la cual se adopta la Política de Dispositivos Médicos).

Existen tres escenarios posibles según el manejo de la FEV en salud:

1. Los que son responsables de la presentación de RIPS sin FEV en salud al Ministerio:
2. Los Prestadores de Servicios de Salud (PSS) habilitados como PI e IPS cuando sus facturas anuales no sobrepasan los 3500 UVT y atienden pacientes o entidades particulares, y a su vez no tengan ningún relacionamiento contractual con las ERP y demás pagadores del sector salud. Deben generar documento de cobro.
3. Entidades con objeto social diferente a la prestación de servicios de salud. Los servicios de salud prestados por estas entidades no podrán ser ofrecidos en contratación dentro del Sistema General de Seguridad Social en Salud (SGSSS).
4. Los responsables de la presentación de RIPS con el soporte de FEV en salud al Ministerio:
5. Los PSS habilitados como PI e IPS, cuando los ingresos anuales sobrepasan los 3500 UVT.
6. Los proveedores de PTS que tengan contratos con ERP, que hacen parte del SGSSS y dispensen medicamentos o dispositivos médicos directamente al usuario. c. Los PSS habilitados como PI e IPS sin importar la cantidad de UVT que tengan un relacionamiento contractual con ERP que hacen parte del SGSSS.
7. Los que no son responsables de la presentación de RIPS y FEV en salud al Ministerio:
8. Los profesionales que no se encuentren habilitados como profesional independiente que tienen vínculo laboral con una IPS, no requieren presentar RIPS o FEV en salud. Estos son generados por la IPS. El profesional debe generar el cobro a la IPS (puede ser cuenta de cobro, FEV convencional, nómina, etc.).
9. Los proveedores de tecnologías en salud que realicen ventas a personas naturales (particulares), de medicamentos, dispositivos médicos o productos de soporte nutricional, entre otros, de venta libre o bajo prescripción médica, deben utilizar la factura electrónica de venta – FEV comercial, sin RIPS de soporte.
10. Las entidades que en ejercicio de su actividad comercial realicen la disposición, almacenamiento, venta o entrega de tecnologías en salud, que corresponden a las ventas que se realizan entre la industria de dispositivos médicos, los importadores o comercializadores de los mismos a nivel mayorista, en su relacionamiento con una entidad mayorista, minorista, Prestadores de Servicios de Salud o una Entidad Responsable de Pago o demás pagadores del sistema de salud, con el propósito de entregar una o varias referencias de tecnologías de salud entre ellas dispositivos médicos, en un volumen cuyas cantidades de producto permiten suplir las necesidades del mismo para más de una persona (paciente), y en las cuales no se realiza la dispensación o administración de la tecnología de salud directamente al usuario (en la venta no se identifica el consumidor final – paciente), no están obligados a generar la FEV en Salud y el RIPS soporte, ya que estas ventas corresponden al canal institucional y para su facturación debe utilizarse la factura electrónica de venta comercial y no se generan RIPS (aplica a laboratorios que fabrican, adecuan, almacenan o comercializan dispositivos médicos).

Aclaraciones:

• 3500 UVT (unidad de Valor Tributario) para el año 2024 equivalen a $164.727.500.
• La Entidades Responsables de Pago (ERP) se definen como las encargadas de la planeación y gestión de la contratación y el pago a los prestadores de servicios de salud y proveedores de tecnologías en salud, en aras de satisfacer las necesidades de la población a su cargo en materia de salud (las EPS). También se consideran como ERP las entidades adaptadas, las administradoras de riesgos laborales (ARL) en su actividad en salud y las entidades territoriales cuando celebren acuerdos de voluntades para las intervenciones individuales o colectivas (Decreto 441 de 2022 incorporado en el Decreto 780 de 2016).

Existen otros pagadores que están obligados a recibir FEV en salud como soporte de la prestación de servicios de salud, dentro de los cuales se encuentran las entidades autorizadas por la Superintendencia Nacional de Salud para ofrecer planes voluntarios en salud (entidades de medicina prepagada, planes complementarios, pólizas de salud), las compañías autorizadas para ofrecer el seguro obligatorio de accidentes de tránsito – SOAT, los regímenes especiales o de excepción, y el Fondo Nacional de Salud de las Personas Privadas de la Libertad, entidades que en atención a las coberturas de salud a su cargo, asumen la prestación y provisión de servicios y tecnologías de salud a través de la red PSS y PTS disponible.

• Los Proveedores de Tecnologías en Salud (PTS) se definen como toda persona natural o jurídica que realice la disposición, almacenamiento, venta o entrega de tecnologías en salud, incluyendo a los operadores logísticos de tecnologías en salud, gestores farmacéuticos, organizaciones no gubernamentales, universidades y otras entidades privadas que realicen estas competencias, las cuales dependiendo del alcance de sus actividades deberán cumplir con el proceso de facturación electrónica de venta en salud y RIPS como soporte. (Decreto 441 del 2022, incorporado en el Decreto 780 de 2016).

Por último, es bueno recordar que la Dirección de Medicamentos y Tecnologías en Salud (DMTS), con el apoyo de la Oficina Asesora de Planeación y Estudios Sectoriales del Ministerio de Salud y Protección Social (MSPS) define los dispositivos sobre medida como tecnologías personales elaboradas y fabricadas siguiendo una prescripción médica para un usuario particular, para suplir deficiencias visuales/oculares, auditivas, bucales y funcionales del sistema musculoesquelético”, recuerdan que los Dispositivos Médicos son utilizados en todas las etapas de la atención en salud, y su uso seguro es relevante, ya que impacta directamente en la vida o la salud de las personas.